在辦公室工作要正確領會領導意圖

2019092611:23

我們知道,秘書工作一個很重要的特點,就是“遵旨行事”,是接受了首長的指示以後,才去開展各項工作,是“要我辦”而不是“我要辦”。秘書工作的這種“受命性”特點,要求我們必須認真理解首長的思想,准確領會首長的意圖。

一、領會意圖的實質

理解意圖是秘書職業道德的基石。秘書工作的本質含義是服從首長的決策,忠實於既定的意圖,並將其轉化為具體有效的行動。因此,書記要尊重首長的意見,認真領會基本觀點,不草率、不歪曲,准確把握,嚴格按照其思想脈絡,合理安排,准確謀劃,切實實現首長的意圖。決不能認為我們的政治水平高,對形勢的把握好,閱讀材料多,寫作能力強,比領導有“略優”的優越感。我們決不能采取積極和消極的態度,甚至不能自作主張,另起爐灶,完全拋棄領導人的意圖,把個人不成熟的觀點強加給他們。

當然,秘書服從領導的意圖不是盲目和順從的。當頭部的解釋是不明確的,並不是有意的,應在對其忠實的前提下,對其進行適當的集成、完善、處理和完善;當頭的賬戶一般、粗糙和虛假時,應當對其進行適當的補充和修改,使其具有特定、緊密和正確的特點,不應采用葫蘆的形式。錯誤是錯誤的。在發現個人頭歪曲事實的情況下,沒有中間世代、虛假的成就、隱藏的錯誤,有可能損害各機關的威望和群眾的利益,秘書長本著公開、提醒、勸誡、勇敢的"去"精神,不應該處於這樣的地位。用這個原則來處理頭的頭。

在這兩種情況下,局長將需要使用他們的基本素養,調動了各種知識和信息對自己掌握的緊密結合的思想。對於意向,或補充點的意圖,在違規行為,給予彌補,修訂和完善的一些不太好頭;或作進一步的分析,綜合,調整,權衡,然後再通過自己的行動負責人的意圖體現在一個更系統,全面和准確。

理解意圖是提高工作質量的根本。這是由頭部的特征決定的。作為領導者,雖然他們有不同的氣質和性格,處理問題的方式也不同,但他們也有一些共同點。首先,他們不會向秘書解釋他們的意圖,直到他們反複醞釀和成熟他們對某一問題的想法。如果一個問題沒有得到徹底的考慮,秘書通常是不能處理的。第二,領導們工作時間長,經曆了多次風風雨雨。他們有寬廣的胸懷,統領全局,建高樓。因此,他們一般都很好地把握了某項工作的指導思想,對工作中應該注意的問題有了全面的考慮。第三,領導的想法和計劃往往是領導內部的意見集合體,所以他對工作的要求非常權威。

從以上幾點可以設想,只要秘書在行動前充分領會了首長意圖,並在行動中始終遵循這一意圖,那麼其結果實際上就是凝聚了領導層的經驗,集中了大家的智慧,質量自然是比較高的。

這是理解降低勞動力無效的意圖的關鍵。經常有這樣的現象:一個秘書努力完成工作,但有否定,甚至幾十倍的領導返工仍然可以通過。在這裏,秘書是做無效勞動,少走彎路,麻煩的白色硬。如何減少這種低效率呢?其中一個很重要的方面是准確理解意圖的頭。如果沒有意圖的頭部與任何自己玩的事情,其結果很可能與相去甚遠的頭從返工多,甚至是徒勞的數量意見工作。

有許多秘書工作能力不能說弱,要求不能說嚴,工作態度不能說正。但是,他們的工作成果往往不能傳遞給領導,主要是因為他們沒有正確理解領導的意圖。秘書只有把工作能力和領導的意圖結合起來,才能做一些讓領導滿意的事情。

二、首長交代意圖

首長可能受某一動因激發而產生意圖。它可能是首長長期工作經驗的結晶,也可能是平時調查研究的積累;可能是整個領導層集體研究後的決定,也可能是受某一事物啟示而突然閃現的思想火花。首長最初的意圖,有的比較成熟、系統、全面;有的則不太明確,比較簡單,是有待加工的“思想毛坯”;也有的首長站得高、角度新,把握住了事物的關鍵和實質,產生的意圖具有啟發性,但還未定型,需要進一步優化,使其臻於完善。

同時,由於頭的氣質、性格、能力和領導方法不同,交代意向的方式是不同的。下面有一些:

從上看程度,有些頭是“簡單”型,也就是說,只有寥寥數語,以吸引他的想法說出來,有時只是說:“××時,有一個會,我希望你寫的材料。 “至於寫什麼卻只字不提。有些頭是“細致”的類型,應該是寫什麼,寫什麼,甚至什麼要表達的每一層,都一定責任。

從內容上看,有些頭的是“觀點”型,即僅提示有幾個點,但裏面查看具體內容,需要獨自一人去思考和秘書長收集。有些頭是“材料”型,即給他的材料的理解一些細節,因為這些材料說明了什麼問題可以總結什麼樣的看法,由秘書向董​​事會概括一直沒有現成的。

從手段上看,有些領導是“直接”的,就是喜歡招收辦事員,當面交代,直到辦事員明白、記得清楚為止。這樣的領導認為,他們應該堅持到底,他們的意圖應該直接和清楚地傳達給辦事員。有些領導是“間接”的,也就是說,他們喜歡把自己的意圖交給直接下屬,然後再上一級。這些領導人認為,他們應該調動各方的積極性,讓他們的直接下屬知道他們的意圖。

從頻率上看,有些領導都是“一次性”交代,也就是說,只要一次談話,他們就會表達自己的意圖,一針見血,只說一次,永不改變。有的領導是“多重”會計,即通過與秘書的多次談話,特別是對一些比較複雜的工作,有時反複強調,有時推倒,有時拋棄和利用,使他們的意圖不斷清晰、深化和集中。

三、秘書領會意圖

這僅僅是首席執行官解釋他的意圖的一個方面。對秘書來說,更重要的是要理解他們的意圖。一般說來,秘書要准確把握頭腦的意圖,具體有以下幾種方法:

首先,把握熱點工作的頭,給了追逐。頭腦發熱的工作往往體現了董事會的意圖。抓住這一點,就等於抓住意向頭的核心可以用工作頭同步,以目標。但是,黨的意圖頭部周圍形成在各個時期的中心工作,有一個階段,這也必須掌握系統的頭,連續性形成的想法。

二是把握首長的思維方式,協同動作。當首長對某項工作有了思維萌動時,要能有所共思;當首長對某件事情有所醞釀時,要能不謀而合;當首長作出某項決策時,要能心領神會;當首長期待某種效果時,要能舉一反三;當首長需要某種信息時,要能超前服務。

三是要抓住和深化領導的思想火花。面對一份新工作或臨時處理一個問題,頭腦有時也會有同樣的感覺,意見往往是零散和支離破碎的。我們應該仔細理解這些觀點,我們應該知道,在碎片化中有許多有見地的觀點。在即興演講中,頭腦往往有一些新的想法。要善於把握領導思想的閃光點,努力探索和深化,提高領導決策水平。

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四是把握首長的意圖核心,多方補充。在這方面,一要善於抓住點,即緊緊抓住首長意圖的要點與核心,把首長觀點同上頭精神和下頭實際串起來,既與上頭精神一致,又與下頭實際吻合,做到有理有據。二要善於擴大面,即以主要領導思想為主線,多方面吸收其他領導意見,集思廣益,在此基礎上進行綜合分析、科學剪接,使各方面意見都能融彙進去,形成整體決策。

五是把握人頭的個性特征,因人而異。如果頭有不同的個性,他就有不同的領導風格和工作風格。比如,一些古典文學頭像比較厚,做報告就像引用經文,對於這樣一個領導者來說,要起草材料,就必須適當引用一些典故,以利用古代和現代的優勢。有些人是從基層調來的,更熟悉下面的情況,對於這樣一個領導起草材料,我們應該給出更多他熟悉的例子。

在"頭"的意圖的背景下,無論采取何種方式,都需要特別注意的兩個問題:

聽著,聽著。秘書應養成良好的習慣,即專注於傾聽和寫作,即使是即興演講的頭,也應詳細記錄以供日後使用。當你仔細錄音時,你必須問一些你不懂的問題,你不必小心。有經驗的秘書,在接受這項任務的同時,積極地思考:及時提出各種可能發生在執行意圖中的情況,這樣,頭腦就能給出明確的答案;在可能偏離的意圖中,糾正應該糾正,否定否定;涉及但不完善和深刻的意圖,通過討論和研究,以便在行動之前改進它。注:認真的思維必須緊緊圍繞著頭的意圖,大膽的問題必須用謙虛和討論的語氣。

服從從來都不是盲目的。在理解意圖的過程中,如果負責人的想法是正確的,意圖是合理的,那麼秘書也會跟進。但是,當局長的意圖是粗心的、錯誤的甚至是錯誤的時候,該怎麼辦呢?在這種情況下,書記不應該自以為是,更不應該反對“仆人”當“主人”,而應該用一些巧妙的方法,把自己正確的思想轉化為頭腦的意圖。這些方法包括宣傳政策和法律、提供信息、介紹經驗和彌補漏洞。常用句:“這是一個好問題,但我還是有這個想法”,“這個問題相當全面,我想補充幾點,看看是否可以這樣做”,“這個問題,是否可以用不同的方式來指代”,等等。

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