我們知道，秘書工作一個很重要的特點，就是“遵旨行事”，是接受了首長的指示以後，才去開展各項工作，是“要我辦”而不是“我要辦”。秘書工作的這種“受命性”特點，要求我們必須認真理解首長的思想，准確領會首長的意圖。
一、領會意圖的實質
理解意圖是秘書職業道德的基石。秘書工作的本質含義是服從首長的決策，忠實於既定的意圖，並將其轉化為具體有效的行動。因此，書記要尊重首長的意見，認真領會基本觀點，不草率、不歪曲，准確把握，嚴格按照其思想脈絡，合理安排，准確謀劃，切實實現首長的意圖。決不能認為我們的政治水平高，對形勢的把握好，閱讀材料多，寫作能力強，比領導有“略優”的優越感。我們決不能采取積極和消極的態度，甚至不能自作主張，另起爐灶，完全拋棄領導人的意圖，把個人不成熟的觀點強加給他們。
當然，秘書服從領導的意圖不是盲目和順從的。當頭部的解釋是不明確的，並不是有意的，應在對其忠實的前提下，對其進行適當的集成、完善、處理和完善；當頭的賬戶一般、粗糙和虛假時，應當對其進行適當的補充和修改，使其具有特定、緊密和正確的特點，不應采用葫蘆的形式。錯誤是錯誤的。在發現個人頭歪曲事實的情況下，沒有中間世代、虛假的成就、隱藏的錯誤，有可能損害各機關的威望和群眾的利益，秘書長本著公開、提醒、勸誡、勇敢的"去"精神，不應該處於這樣的地位。用這個原則來處理頭的頭。
在這兩種情況下，局長將需要使用他們的基本素養，調動了各種知識和信息對自己掌握的緊密結合的思想。對於意向，或補充點的意圖，在違規行為，給予彌補，修訂和完善的一些不太好頭;或作進一步的分析，綜合，調整，權衡，然後再通過自己的行動負責人的意圖體現在一個更系統，全面和准確。
理解意圖是提高工作質量的根本。這是由頭部的特征決定的。作為領導者，雖然他們有不同的氣質和性格，處理問題的方式也不同，但他們也有一些共同點。首先，他們不會向秘書解釋他們的意圖，直到他們反複醞釀和成熟他們對某一問題的想法。如果一個問題沒有得到徹底的考慮，秘書通常是不能處理的。第二，領導們工作時間長，經曆了多次風風雨雨。他們有寬廣的胸懷，統領全局，建高樓。因此，他們一般都很好地把握了某項工作的指導思想，對工作中應該注意的問題有了全面的考慮。第三，領導的想法和計劃往往是領導內部的意見集合體，所以他對工作的要求非常權威。
從以上幾點可以設想，只要秘書在行動前充分領會了首長意圖，並在行動中始終遵循這一意圖，那麼其結果實際上就是凝聚了領導層的經驗，集中了大家的智慧，質量自然是比較高的。
這是理解降低勞動力無效的意圖的關鍵。經常有這樣的現象：一個秘書努力完成工作，但有否定，甚至幾十倍的領導返工仍然可以通過。在這裏，秘書是做無效勞動，少走彎路，麻煩的白色硬。如何減少這種低效率呢？其中一個很重要的方面是准確理解意圖的頭。如果沒有意圖的頭部與任何自己玩的事情，其結果很可能與相去甚遠的頭從返工多，甚至是徒勞的數量意見工作。
有許多秘書工作能力不能說弱，要求不能說嚴，工作態度不能說正。但是，他們的工作成果往往不能傳遞給領導，主要是因為他們沒有正確理解領導的意圖。秘書只有把工作能力和領導的意圖結合起來，才能做一些讓領導滿意的事情。
二、首長交代意圖
首長可能受某一動因激發而產生意圖。它可能是首長長期工作經驗的結晶，也可能是平時調查研究的積累；可能是整個領導層集體研究後的決定，也可能是受某一事物啟示而突然閃現的思想火花。首長最初的意圖，有的比較成熟、系統、全面；有的則不太明確，比較簡單，是有待加工的“思想毛坯”；也有的首長站得高、角度新，把握住了事物的關鍵和實質，產生的意圖具有啟發性，但還未定型，需要進一步優化，使其臻於完善。
同時，由於頭的氣質、性格、能力和領導方法不同，交代意向的方式是不同的。下面有一些：
從上看程度，有些頭是“簡單”型，也就是說，只有寥寥數語，以吸引他的想法說出來，有時只是說：“××時，有一個會，我希望你寫的材料。 “至於寫什麼卻只字不提。有些頭是“細致”的類型，應該是寫什麼，寫什麼，甚至什麼要表達的每一層，都一定責任。
從內容上看，有些頭的是“觀點”型，即僅提示有幾個點，但裏面查看具體內容，需要獨自一人去思考和秘書長收集。有些頭是“材料”型，即給他的材料的理解一些細節，因為這些材料說明了什麼問題可以總結什麼樣的看法，由秘書向董事會概括一直沒有現成的。
從手段上看，有些領導是“直接”的，就是喜歡招收辦事員，當面交代，直到辦事員明白、記得清楚為止。這樣的領導認為，他們應該堅持到底，他們的意圖應該直接和清楚地傳達給辦事員。有些領導是“間接”的，也就是說，他們喜歡把自己的意圖交給直接下屬，然後再上一級。這些領導人認為，他們應該調動各方的積極性，讓他們的直接下屬知道他們的意圖。
從頻率上看，有些領導都是“一次性”交代，也就是說，只要一次談話，他們就會表達自己的意圖，一針見血，只說一次，永不改變。有的領導是“多重”會計，即通過與秘書的多次談話，特別是對一些比較複雜的工作，有時反複強調，有時推倒，有時拋棄和利用，使他們的意圖不斷清晰、深化和集中。
三、秘書領會意圖
這僅僅是首席執行官解釋他的意圖的一個方面。對秘書來說，更重要的是要理解他們的意圖。一般說來，秘書要准確把握頭腦的意圖，具體有以下幾種方法：
首先，把握熱點工作的頭，給了追逐。頭腦發熱的工作往往體現了董事會的意圖。抓住這一點，就等於抓住意向頭的核心可以用工作頭同步，以目標。但是，黨的意圖頭部周圍形成在各個時期的中心工作，有一個階段，這也必須掌握系統的頭，連續性形成的想法。
二是把握首長的思維方式，協同動作。當首長對某項工作有了思維萌動時，要能有所共思；當首長對某件事情有所醞釀時，要能不謀而合；當首長作出某項決策時，要能心領神會；當首長期待某種效果時，要能舉一反三；當首長需要某種信息時，要能超前服務。
三是要抓住和深化領導的思想火花。面對一份新工作或臨時處理一個問題，頭腦有時也會有同樣的感覺，意見往往是零散和支離破碎的。我們應該仔細理解這些觀點，我們應該知道，在碎片化中有許多有見地的觀點。在即興演講中，頭腦往往有一些新的想法。要善於把握領導思想的閃光點，努力探索和深化，提高領導決策水平。
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五是把握人頭的個性特征，因人而異。如果頭有不同的個性，他就有不同的領導風格和工作風格。比如，一些古典文學頭像比較厚，做報告就像引用經文，對於這樣一個領導者來說，要起草材料，就必須適當引用一些典故，以利用古代和現代的優勢。有些人是從基層調來的，更熟悉下面的情況，對於這樣一個領導起草材料，我們應該給出更多他熟悉的例子。
在"頭"的意圖的背景下，無論采取何種方式，都需要特別注意的兩個問題：
聽著，聽著。秘書應養成良好的習慣，即專注於傾聽和寫作，即使是即興演講的頭，也應詳細記錄以供日後使用。當你仔細錄音時，你必須問一些你不懂的問題，你不必小心。有經驗的秘書，在接受這項任務的同時，積極地思考：及時提出各種可能發生在執行意圖中的情況，這樣，頭腦就能給出明確的答案；在可能偏離的意圖中，糾正應該糾正，否定否定；涉及但不完善和深刻的意圖，通過討論和研究，以便在行動之前改進它。注：認真的思維必須緊緊圍繞著頭的意圖，大膽的問題必須用謙虛和討論的語氣。
服從從來都不是盲目的。在理解意圖的過程中，如果負責人的想法是正確的，意圖是合理的，那麼秘書也會跟進。但是，當局長的意圖是粗心的、錯誤的甚至是錯誤的時候，該怎麼辦呢？在這種情況下，書記不應該自以為是，更不應該反對“仆人”當“主人”，而應該用一些巧妙的方法，把自己正確的思想轉化為頭腦的意圖。這些方法包括宣傳政策和法律、提供信息、介紹經驗和彌補漏洞。常用句：“這是一個好問題，但我還是有這個想法”，“這個問題相當全面，我想補充幾點，看看是否可以這樣做”，“這個問題，是否可以用不同的方式來指代”，等等。
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